� จดหมายเป็นเครื่องมือชนิดหนึ่งในการสื่อความคิดของคนเราเมื่อมาคบค้าสมาคมกันนิยมใช้จดหมายทั้งในชีวิตประจำวันและการงานด้านต่างๆ อย่างไรก็ตามความแตกต่างทางเชื้อชาติ ภาษา รวมไปถึงความเคยชิน ส่งผลให้รูปแบบการเขียนและลักษณะการแสดงออกทางจดหมายในภาษาอังกฤษและภาษาไทยมีบางจุดที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง การเขียนจดหมายภาษาอังกฤษมีสาระสำคัญบางประการ ซึ่งจำเป็นต้องทำความเข้าใจให้ดี เพื่อให้สามารถพลิกแพลงใช้ประโยชน์ได้เต็มที่ เนี้อหาต้องครบถ้วนสมบูรณ์, สื่อความหมายได้กระจ่างชัดเจน, ใช้ภาษาสั้น กะทัดรัด ได้ใจความ, เลือกใช้ถ้อยคำได้ถูกต้องตามกาลเทศะ ไม่ว่าจดหมายจะสั้นเพียงใด หากต้องการให้ถูกต้องเหมาะสมก็จำเป็นต้องมีส่วนประกอบต่างๆ เหล่านั้น นอกจากนี้ข้อความในจดหมายอาจมีส่วนประกอบบางส่วนที่เพิ่มหรือตัดออกไปได้ เช่น หัวเรื่องของจดหมาย ปัจฉิมลิขิต คำอธิบายเอกสารที่แนบมา ฯลฯ ในตอนใดตอนหนึ่งของจดหมายตามแต่จะเห็นเหมาะสม ตำแหน่งและส่วนประกอบต่างๆ ในจดหมายสามารถตัดต่อเพิ่มเติมได้ตามรูปแบบที่ผู้ส่งต้องการ